Algemene Voorwaarden

1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, reserveringen, boekingen en overeenkomsten met GuestTape met betrekking tot de verhuur van camcorders en de levering van videomontage.

Door het plaatsen van een boeking verklaart de klant akkoord te gaan met deze voorwaarden.

2. Totstandkoming van de overeenkomst

Een reservering wordt definitief zodra de aanbetaling is voldaan en GuestTape de boeking schriftelijk (per e-mail) heeft bevestigd. Het invullen van het aanvraagformulier op de website geldt als reservering, maar nog niet als definitieve boeking.

Indien de aanbetaling niet binnen 48 uur na de reservering is voldaan, vervalt de reservering automatisch en komt de datum weer beschikbaar voor anderen.

3. Reservering en betaling

Bij reservering wordt een aanbetaling van €125 gevraagd. Dit bedrag dient ter bevestiging van de boeking en vastlegging van de feestdatum.

De aanbetaling wordt verrekend met het totaalbedrag van de opdracht. Het resterende factuurbedrag wordt 14 dagen voor de feestdatum gefactureerd en dient binnen de op de factuur vermelde betaaltermijn te worden voldaan.

Alle genoemde prijzen zijn inclusief 21% BTW.

4. Annulering

Bij annulering door de klant geldt het volgende:

• Tot 8 weken voor de feestdatum: volledige restitutie van de aanbetaling.
• Tussen 8 en 4 weken voor de feestdatum: 50% van de aanbetaling wordt gerestitueerd, het overige deel wordt ingehouden in verband met gederfde inkomsten en gereserveerde capaciteit.
• Binnen 4 weken voor de feestdatum: de aanbetaling van €125 wordt volledig ingehouden. Het restbedrag is in dat geval niet meer verschuldigd, mits annulering schriftelijk is doorgegeven.

Annulering dient altijd schriftelijk (per e-mail) te worden bevestigd. Het moment van ontvangst van de annuleringsmail door GuestTape geldt als datum van annulering.

5. Levering en verzending

De camcorder wordt minimaal 2 dagen voor de feestdatum geleverd op het door de klant opgegeven adres, tenzij de klant later heeft bevestigd waardoor verzending niet eerder mogelijk was.

Verzending vindt plaats via een externe vervoerder (zoals PostNL). Opgegeven levertijden zijn indicatief en afhankelijk van externe partijen. GuestTape is niet aansprakelijk voor vertraging, verlies of schade tijdens transport voor zover dit buiten haar invloedssfeer ligt.

De klant is verantwoordelijk voor het opgeven van een correct bezorgadres waarop de zending op het verzendmoment kan worden aangenomen.

6. Retournering

Retourzending dient binnen 5 dagen na de feestdatum plaats te vinden via het meegeleverde retourlabel. De klant is verantwoordelijk voor een correcte verpakking en tijdige verzending.

Bij te late retournering wordt €45 per dag in rekening gebracht, in verband met vervolgboekingen en gederfde inkomsten.

7. Gebruik van de apparatuur

De klant is verplicht de apparatuur zorgvuldig te gebruiken en de meegeleverde instructies op te volgen.

Het is niet toegestaan om:

• de apparatuur zelf te openen, te repareren of onderdelen te wijzigen;
• de apparatuur in een onveilige omgeving te gebruiken (bijvoorbeeld onder water, in extreme hitte of nattigheid);
• de apparatuur uit te lenen aan derden buiten het feest waarvoor is geboekt.

De klant blijft volledig verantwoordelijk voor de apparatuur vanaf het moment van levering tot bevestigde retourontvangst door GuestTape.

8. Schade, verlies en diefstal

In geval van schade, verlies of diefstal van de apparatuur tijdens de huurperiode, is de klant aansprakelijk voor de vervangings- of reparatiekosten. Deze kosten worden separaat in rekening gebracht en zijn niet inbegrepen in het huurbedrag.

De vervangingswaarde van een camcorder bedraagt €200 per stuk. Schade aan accessoires (kabel, lader, geheugenkaart, koffer) wordt apart in rekening gebracht op basis van vervangingswaarde.

9. Defecten bij ontvangst

De klant dient de camcorder binnen 24 uur na ontvangst te controleren op werking en eventuele schade. Defecten of beschadigingen die bij ontvangst worden geconstateerd, dienen direct schriftelijk te worden gemeld.

Bij uitblijven van melding wordt aangenomen dat de apparatuur in goede staat is ontvangen.

10. Montage en oplevering

GuestTape streeft ernaar de videomontage zo snel mogelijk op te leveren, met een maximum van 6 weken na ontvangst van de camcorder en alle beelden.

Levertijden zijn indicatief en kunnen in uitzonderlijke gevallen worden beïnvloed door ziekte, drukte of overmacht. Indien vertraging optreedt, wordt de klant hierover tijdig geïnformeerd.

11. Ruwe beelden

Alle bruikbare ruwe beelden worden digitaal aan de klant geleverd via een beveiligde downloadlink. Onbruikbare fragmenten (zoals lege opnames, ernstige storingen of technische fouten) kunnen door GuestTape worden verwijderd.

Beelden worden door GuestTape gedurende 3 maanden na oplevering bewaard. Binnen deze periode kunnen bestanden kosteloos opnieuw worden opgevraagd. Na deze termijn is GuestTape niet verplicht tot opslag of herlevering.

12. Audio

De camcorders van GuestTape zijn klassieke digitale camcorders. De audiokwaliteit van deze apparatuur is beperkt en is bedoeld als sfeerelement, niet als professionele geluidsopname. Achtergrondgeluiden, ruis, harde muziek en stemmen op afstand kunnen leiden tot verminderde verstaanbaarheid.

GuestTape kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de audiokwaliteit van het opgeleverde beeldmateriaal.

13. Gebruik van beeldmateriaal voor marketing

GuestTape gebruikt beeldmateriaal van klanten uitsluitend voor portfolio, social media of promotiedoeleinden indien de klant hier vooraf expliciet toestemming voor heeft gegeven via het aanvinken van de marketing-toestemmingsoptie tijdens het boekingsproces.

De klant kan deze toestemming op elk moment schriftelijk intrekken. Reeds gepubliceerd materiaal wordt op verzoek binnen redelijke termijn verwijderd, voor zover dit technisch en redelijkerwijs mogelijk is.

14. Freelance editors en gegevensverwerking (AVG)

Voor montage en nabewerking werkt GuestTape samen met zorgvuldig geselecteerde freelance-editors. Deze freelancers:

• ontvangen uitsluitend toegang tot beeldmateriaal voor zover noodzakelijk voor de montage;
• zijn contractueel gebonden aan geheimhouding;
• verwerken beeldmateriaal conform de toepasselijke privacywetgeving (AVG);
• gebruiken bestanden uitsluitend in opdracht van GuestTape.

Door akkoord te gaan met deze voorwaarden stemt de klant ermee in dat beeldmateriaal kan worden gedeeld met deze verwerkers voor de uitvoering van de dienst.

15. Privacy en verwerking van persoonsgegevens

GuestTape verwerkt persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer) uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst, administratieve verplichtingen en eventueel marketingcommunicatie waarvoor expliciete toestemming is gegeven.

Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt anders dan voor de uitvoering van de dienst (bijvoorbeeld bezorgdiensten en montage-editors zoals beschreven in artikel 14).

De klant heeft recht op inzage, rectificatie en verwijdering van zijn persoonsgegevens, conform de AVG. Een verzoek hiertoe kan worden ingediend via info@guesttape.nl.

16. Muziek en auteursrechten

Klanten mogen muziekwensen doorgeven voor de montage. Door externe platforms (zoals Instagram en TikTok) kunnen muziekrechten gedurende of na publicatie worden gewijzigd. GuestTape is niet aansprakelijk voor wijzigingen in muziekbeschikbaarheid of rechten na oplevering van het bestand.

17. Aansprakelijkheid

GuestTape is niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade of gevolgschade;
• gemiste momenten op het feest;
• verlies van data door technische storingen, batterijproblemen of geheugenproblemen;
• de gevolgen van onjuist gebruik door de klant of gasten.

De aansprakelijkheid van GuestTape is in alle gevallen beperkt tot maximaal het factuurbedrag van de betreffende opdracht.

Technische storingen, batterijproblemen, geheugenproblemen en andere onvoorziene technische omstandigheden tijdens het feest worden beschouwd als omstandigheden buiten de invloedssfeer van GuestTape.

18. Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan: omstandigheden buiten redelijke controle van GuestTape, waaronder maar niet beperkt tot:

• ziekte;
• technische storingen;
• vervoersproblemen of vertraging bij bezorgdiensten;
• stroom- of internetstoringen;
• software- of hardwareproblemen.

In geval van overmacht streeft GuestTape ernaar samen met de klant tot een passende oplossing te komen.

19. Eigendom

De camcorder en alle bijbehorende apparatuur (koffer, kabels, lader, geheugenkaart, etc.) blijven te allen tijde eigendom van GuestTape.

20. Klachten

Klachten dienen binnen 7 dagen na oplevering van de beelden schriftelijk te worden gemeld via info@guesttape.com. GuestTape neemt klachten serieus en zoekt samen met de klant naar een passende oplossing.

21. Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten tussen GuestTape en de klant is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien dit niet mogelijk is, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Zuidoost-Brabant.

22. Wijziging van voorwaarden

Op elke boeking zijn de algemene voorwaarden van toepassing die geldig waren op het moment van reservering. Latere wijzigingen zijn niet van toepassing op reeds gemaakte boekingen, tenzij de klant hiermee schriftelijk instemt.

De meest actuele versie van deze voorwaarden is altijd te vinden op de website van GuestTape.

23. Slotbepaling

Indien een of meer bepalingen in deze algemene voorwaarden ongeldig of niet afdwingbaar blijken, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.